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去る9月22日(金)、東京都現代美術館の研修室にて社内セミナーを開催しました。
今回のブログはその様子をレポートさせて頂きます。
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当美術館の貸出施設である研修室は地下にあります。
どなたでもレンタル可能で、都営なので料金はリーズナブル。
弊社から近所ということもあり、こちらは度々利用させて頂いております。
当日はこちらに14時50分までに集合。
15時から17時までの2時間、社員一同勉強させて頂きました。

今回の社内セミナーのテーマは「仕事の断り方」でした。

有り難いことに弊社では、仕事のご依頼を数多く頂くようになり、“仕事を受けること”よりも“断ること”の方が数倍難しい事だと痛感するようになりまして。
そのようなわけで、コミュニケーションのプロから“そのコツ”を伝授して頂くことになりました。
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講師としてお招きしたのは篠原あかね先生です。
株式会社リクルートにて企業研修アシスタント、秘書を経験し、ビジネス研修やビジネスマナーの基礎を学んだという。
2019年に合同会社アイディペンデントうららを設立。
ビジネスマナーやCS向上など、対人関係に関する研修を得意とする講師としてご活躍されています。
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お酒が大好きだという篠原あかね先生
自身の宴会幹事経験を体系化した「愛される宴会部長セミナー」も主催。
著書に「宴会を制する幹事は仕事も制す」「マンガ 黄金の接待」他、多才な一面も。

それでは、先生に教わったこと思い出しながらレポートしてみたいと思います。
私の忘備録にもなりそうです。

断りたいのに断れない心理とは?
「あぁ~、なんで引き受けちゃったんだろ・・・断っておけば良かった・・・」
と、後悔した経験は誰でもありますよね。
断るのは一瞬で済んだはずなのに、引き受けた仕事が思いのほか大変で、予想外のストレスを抱え込むはめになったりして。

では、なぜ仕事が断れないのだろうか?
  • 仕事ができる人だと思われたい
  • 良い人だと思われたい
  • 簡単に終わる仕事だと思った
  • 断ると人間関係が悪くなりそうで怖い
  • 格好よく見せたい
  • 頼んだ人に借りがある
  • 頼ってもらえる事自体が嬉しい
すべての頼まれ事に応えられれば素晴らしいですが、私達の時間や体力は無限ではありません。
軽い気持ちで引き受けて、期日までに相手が期待する成果を出せなかったら・・・
上記の“思い込み”のせいで、あなたの信用に傷が付くだけではなく、相手の信用も損なうことになるかもしれません。
ゆえに断ることは重要な仕事のひとつなのです。

断る6つのメリット
  1. 仕事の優先順位がつけやすくなる
    次から次へと仕事に追われると、何から手を付けたらいいか分からなくなることがしばしば。
  2. 仕事のクオリティーが上がる
    じっくりとプランを考え、練り直し、丁寧に仕事をし、それを検証する時間が増えれば、おのずとクオリティーが上がります。
  3. ストレスが軽減する
    仕事を引き受けてネガティブになるくらいだったら、思い切って断ることでストレスを減らしましょう。
  4. 結果としてチームの成果が上がる
    1人ひとりが主体的に心に余裕を持って仕事に取り組めば、チームとしての成果も上がります。
  5. 人間関係のトラブルを防ぐことが出来る
    出来ない時は素直に断ることで、良好な人間関係を継続することが出来ます。
  6. 信用につながる
    相手の期待に応えられなかった場合、あなたは一気に「仕事ができない人」認定され、時にはそれが周囲へあなたの評判として伝わります。断ることで逆にあなたの信用がアップすることもあるでしょう。
やはり、良好な人間関係を保ちつつ上手く断りたいもの。

確かに断る事は大切なのは分かりましたが、何でもかんでも「できません」と断れば良いってものでもありませんよね。
仕事をしていれば“お互いさま”という時もありますから。

断り方の3つのポイント
そもそも断り方がわからない・・・と、いう方もいらっしゃるでしょう。
はい、私もそうですから
  1. 先ずは謝罪をする
    相手はあなたを信用して仕事を依頼してくれます。その期待に応えられないのであれば、感謝とお詫びの気持ちを伝えるのが筋というもの。
  2. 出来ない理由を説明して断る
    簡潔に、状況を詳細に伝える必要はないそうです。「仕事が立て込んでおりまして」「私はあまり知識がないもので」など、相手が状況を把握出来ればOK。断る時は「もしかして引き受けてくれるかも・・・」と誤解を招くような曖昧な表現はNG。
  3. 代替案を提示する
    「来週以降であればお引き受け出来ます」や「他に対応できる者がいないか確認します」など、ひと言添えるとかなり印象が良くなります。
上記を踏まえて例文を書いてみました。

◯◯株式会社◯◯様

お世話になっております。
先程はお問い合わせいただき誠にありがとうございました。
スケジュールを確認いたしましたところ、あいにく仕事が立て込んでおりまして、期日には間に合いません。
よろしければこれから申し上げる日時で調整していただけませんでしょうか。
◯月◯◯日、△月△△日および◇月◇◇日(候補日を伝える)
お急ぎのところ申し訳ございませんが、宜しくお願い致します。


「いつもありがとうございます」という感謝の言葉。
そして、「あいにくですが」「よろしければ」「お急ぎのところ申し訳ございませんが」などの“クッション言葉”を使うことが有効とのこと。
誠意を相手に伝えるための“表現力”を身につけることが必須のようです。


こうやって書き出してみると・・・ごくごく当たり前なことだと分かります。
私的には、“そのコツ”は魔法のような“特別なもの”と思っていたので少々がっかりしました(笑)

でも、それが逆に「なるほど~」腑に落ちました。
それが“特別なもの”と思い込んでいるうちは、成長することは出来ないというパラドックス。

しかしながら、そんな当たり前の事がなかなか出来ないものです。

そう、日頃から意識しつつ、反復練習が必要です。
考えているうちは無理、呼吸をするように無意識に出来なければ、いざという時に全く役に立ちません。

それは一朝一夕で身につくことではないのでしょう。
私もこれから日々精進していきたいと思うのでした。


それでは今回はこの辺で。
最後までお読み頂きまして誠にありがとうございました。
次回もお楽しみに。


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